【千原弁護士の法律Ｑ＆Ａ】▼３６０▲　デジタルデータ保管への移行を考えているが。（2022年6月23日号）

〈質問〉

　私は、ある企業で法務を担当しています。当社では、消費者に対して有料の会員制で商品販売を行っています。これまでは、申請書や契約書類などの保管について、倉庫を借りて紙ベースの保管をしていました。今後はデジタルデータ保管への移行を考えています。原本として保管している申請書、契約書類等は、電磁的記録、スキャナーなどによる記録のみとすることは可能でしょうか。可能であれば、現在紙ベースで保管している資料を廃棄したいと存じます。また、法的に可能であっても、実際上、問題がないかも教えてください。（会員制販売会社法務担当）

〈回答〉　裁判になると電子データでは証明力に劣る難点も

　法的には、原本・控えも含めて、契約書類の保管を義務づける一般的な規制は基本的にありません（なお、会社法や税務関係法令から保管が義務づけられる書類はあります）。従って、極端な話ですが、原本を直ぐに廃棄し、控えがなくても、それ自体法律に違反することはありません。ただ、次のような観点からの考慮が必要となります。

　まず考えないといけないのが、消費者から契約内容について問い合わせがあったケース、あるいは、トラブルになるなどして、契約内容の説明などが必要になるケースについてです。
　この場合は、契約内容の確認ができれば良いので、電磁的記録があれば目的を達することができると思います。

　続いて、考えなければならないのは、レアケースですが、裁判になった場合です。裁判では、「原本」がなく、電子データだけですと、契約内容の証明等において証明力が劣るという難点があります（最終的には相手方が争わなければ問題ありませんし、諸般の事情で判断されるので、電子データでは証明できないという趣旨ではありません）。

（続きは、「日本流通産業新聞」６月２３日号で）

〈プロフィール〉
　１９６１年東京生まれ。８５年司法試験合格。８６年早稲田大学法学部卒業。８８年に弁護士登録して、さくら共同法律事務所に入所し、９４年より経営弁護士。第二東京弁護士会所属。現在、約１７０社（うちネットワークビジネス企業約９０社）の企業・団体の顧問弁護士を務める。会社法などの一般的な法分野に加え、特定商取引法・割賦販売法・景品等表示法・知的財産法を専門分野とし、業界団体である全国直販流通協会の顧問を務める。著書に「Ｑ＆Ａ連鎖販売取引の法律実務」（中央経済社）などがある。